Vizitų registracija ar pardavimo susitikimai: kuo skiriasi

Vizitas ir pardavimo susitikimas kalendoriuje atrodo vienodai, bet reikalauja skirtingų sistemų

Abu yra valanda kalendoriuje su žmogaus vardu. Ten panašumas ir baigiasi.

Vizitas yra pati paslauga. Klientas ateina pas kirpėją, odontologą, meistrą ar masažuotoją, gauna tai, dėl ko atėjo, sumoka ir išeina. Paslauga pasirenkama iš katalogo, kaina žinoma iš anksto, trukmė priklauso nuo to, kas pasirinkta, o pats vizitas yra užbaigtas sandoris. Po mėnesio ar pusmečio tas pats žmogus grįžta ir viskas kartojasi.

Pardavimo susitikimas yra vienas etapas ilgesniame procese. Jis nieko neužbaigia: po jo seka pasiūlymas, derybos, sprendimas. Kaina susitikimo metu dar nežinoma, nes būtent per jį aiškinamasi, ko žmogui reikia ir ar jūs apskritai galite padėti. Vertė matuojama ne pačiu pokalbiu, o tuo, kas iš jo išauga.

Iš šio skirtumo išplaukia visa kita. Vizitų registracijai svarbiausia, kad klientas greitai rastų laisvą laiką pas konkretų darbuotoją ir žinotų, kiek mokės. Pardavimo susitikimui svarbiausia, kad į kalendorių patektų tinkamas žmogus, kad būtų aišku, iš kur jis atėjo, ir kad po pokalbio liktų įrašas CRM.

Dvi situacijos šalia viena kitos

Lentelėje surašyti tie patys klausimai, į kuriuos abi situacijos atsako skirtingai.

Skaitykite lentelę kaip testą. Jei dauguma jūsų atsakymų yra viduriniame stulpelyje, jums reikia vizitų registracijos sistemos. Jei dešiniajame, reikia pardavimo susitikimų planavimo. Jei atsakymai pasiskirsto maždaug per pusę, greičiausiai jūsų versle vyksta du skirtingi procesai ir vienos sistemos jiems abiem nepakaks.

Kai viena sistema dengia abu atvejus, viena pusė paprastai veikia prastai

Priežastis yra ne funkcijų kiekis, o tai, kas yra sistemos centre. Vizitų registracijos sistemos centre yra paslauga: katalogas, kainos, trukmės, darbuotojų grafikai, kartais mokėjimas. Pardavimo susitikimų planavimo centre yra žmogus: iš kur atėjo, ką atsakė formoje, kas su juo vyko iki šiol ir kas seks po pokalbio. Tai du skirtingi duomenų modeliai, todėl vienas įrankis gali gerai aptarnauti tik vieną iš jų.

Praktikoje tai atrodo taip:

1. Vizitų sistema naudojama pardavimams. Kalendorius veikia, laikai rodomi teisingai, bet formoje telpa tik vardas ir telefonas. Kvalifikacijos klausimų nėra, todėl į pokalbius patenka žmonės, kuriems paslauga netinka. Šaltinis nefiksuojamas, todėl neaišku, kuris kanalas atveda geresnius pokalbius. Po susitikimo lieka tik įrašas kalendoriuje, o kontaktą ir sandorį kažkam tenka suvesti ranka.
2. Pardavimų planavimo įrankis naudojamas vizitams. Kvalifikacijos klausimai ir CRM veikia, bet klientas nemato paslaugų katalogo ir kainos. Užstato paimti negalima, todėl neatvykimai kainuoja brangiai. Jei paslaugą gali suteikti keli darbuotojai, tenka arba kiekvienam kurti atskirą nuorodą, arba palikti klientui pačiam spėlioti, pas ką registruotis.
3. Viena sistema pritempiama abiem. Tada paprastai atsiranda apeinamieji keliai: paslaugos aprašomos formos klausimuose, kainos siunčiamos atskiru laišku, dalis rezervacijų vedama ranka. Sistema formaliai veikia, bet komanda ja nebepasitiki, o tai jau blogiau, nei visai neturėti sistemos.

Pigiausias sprendimas beveik visada yra pripažinti, kad tai du skirtingi darbai, ir kiekvienam paimti tos kategorijos įrankį.

Penki klausimai, kurie parodo, kurios kategorijos įrankio jums reikia

Atsakykite į juos galvodami apie tą vieną procesą, kurį dabar norite sutvarkyti, o ne apie visą verslą.

1. Ar klientas prieš rezervaciją turi pamatyti kainą? Jei taip, jums reikia vizitų registracijos sistemos su paslaugų katalogu ir kainoraščiu.
2. Ar tą patį darbą gali atlikti keli darbuotojai, tarp kurių reikia paskirstyti klientus? Jei taip, jums reikia darbuotojų grafikų ir paskirstymo logikos.
3. Ar rezervuojant reikia paimti mokėjimą ar užstatą? Jei taip, sistema turi priimti mokėjimą, o ne tik užrašyti laiką.
4. Ar prieš pokalbį jums svarbu suprasti, ar žmogus apskritai tinkamas? Jei taip, formoje reikia kvalifikacijos klausimų ir aiškaus rezervacijos šaltinio.
5. Ar po susitikimo turi atsirasti sandoris, kurį kas nors ves toliau? Jei taip, rezervacija turi patekti į CRM, o ne tik į kalendorių.

Pirmieji trys klausimai veda į vizitų registraciją, du paskutiniai veda į pardavimo susitikimų planavimą. Jei tvirtai teigiamai atsakėte į abiejų pusių klausimus, turite du procesus ir juos verta atskirti dar prieš renkantis įrankius.

Kam Calendado tinka ir kam netinka

Calendado yra pardavimo susitikimų planavimo pusėje. Tai verta pasakyti tiesiai.

Grožio salonams, kirpykloms, masažui ir panašiems verslams Calendado netinka. Ten reikia paslaugų katalogo, kainoraščio, kelių darbuotojų grafikų ir mokėjimo iš anksto, o Calendado tokio sluoksnio neturi. Tokiems verslams geriau tinka specializuotos vizitų registracijos sistemos, pavyzdžiui, Booksy, Reservio ar SimplyBook.me tipo sprendimai. Jos sukurtos būtent tam.

Calendado nedaro ir kelių kitų dalykų, kurių kartais tikimasi. Nėra grupinių renginių su vietų skaičiumi, todėl seminarų registracijai jis netinka. Nėra round robin paskirstymo, tai yra automatinio pokalbių dalijimo keliems pardavėjams iš eilės. Nėra mokėjimų rezervuojant. Nepalaikomi Microsoft 365 ir Outlook kalendoriai: veikia tik Google, o kiekvienas komandos narys pats prijungia savo kalendorių. Automatinio importo iš Calendly taip pat nėra.

Tinka jis tada, kai jūsų procesas atrodo taip: žmogus per viešą nuorodą pasirenka laisvą laiką, užpildo trumpą formą su jūsų nustatytais klausimais, gauna patvirtinimą, susitikimas su Google Meet nuoroda atsiranda jį priimančio komandos nario Google kalendoriuje, o kontaktas ir sandoris patenka į CRM. Užimtumas skaičiuojamas ir iš Google kalendoriaus, ir iš jau esamų rezervacijų, o dvigubas užsakymas blokuojamas duomenų bazės lygiu.

Nustatomos darbo valandos, susitikimo trukmė, mažiausias įspėjimo laikas, tarpai tarp susitikimų ir tai, kiek į priekį galima rezervuoti. Kliento laiko juosta atpažįstama automatiškai. Priminimai siunčiami el. paštu ir SMS žinute, o atšaukti ar perkelti laiką klientas gali pats. Skirtingiems srautams, pavyzdžiui, LinkedIn, svetainei ir šaltiems laiškams, galima turėti atskirus kalendorius su atskiromis nuorodomis, todėl matysite, iš kur žmogus atėjo.

Ką galima padaryti šiandien

Keturi žingsniai, kuriuos galima atlikti per vieną vakarą ir kurie vėliau sutaupys nemažai laiko.

1. Surašykite savo procesus atskirai. Vienoje eilutėje vizitai, kitoje pardavimo pokalbiai. Jei užsipildė abi eilutės, nebeieškokite vienos sistemos abiem.
2. Pereikite penkis aukščiau pateiktus klausimus ir užsirašykite atsakymus. Tai užima kelias minutes ir iš karto parodo kategoriją, kurios ieškote.
3. Patikrinkite, ar rezervuojant reikia paimti pinigus. Jei būtinas mokėjimas arba užstatas, tai atmeta didelę dalį planavimo įrankių ir toliau ieškoti verta tik tarp vizitų registracijos sistemų.
4. Patikrinkite, kur turi atsirasti įrašas po įvykio. Jei atsakymas yra CRM, o ne tik kalendorius, rinkitės įrankį, kuris tai padaro pats, be rankinio perrašinėjimo.

Sprendimą, kurios kategorijos įrankio jums reikia, galima priimti per vieną pokalbį. Netinkamos kategorijos įrankis lieka ilgam ir tyliai kainuoja kiekvieną savaitę.