Kaip pasirinkti rezervacijų sistemą: 15 klausimų tiekėjui

Klausimynas apie ribas parodo daugiau nei funkcijų palyginimas

Rezervacijų sistemų funkcijų sąrašai dažnai atrodo panašiai: laisvi laikai, forma, patvirtinimas, priminimai. Skirtumai paaiškėja ne demonstracijoje, o kraštutiniuose atvejuose: kai nutrūksta ryšys su kalendoriumi, kai klientas perkelia susitikimą likus valandai, kai norite atsiimti savo duomenis arba kai reikia pagalbos penktadienio vakarą.

Todėl praktiškiausia rinktis taip: tuos pačius klausimus raštu išsiųskite dviem ar trims tiekėjams ir palyginkite atsakymus. Vertingiausias signalas yra ne ilgiausias sąrašas, o ramus prisipažinimas, ko sistema nedaro. Tiekėjas, kuris į kiekvieną klausimą atsako „taip, galima“, dažniausiai arba neišgirdo klausimo, arba parduoda planą, o ne veikiantį sprendimą.

Prieš klausimyną atsakykite sau į vieną dalyką: kokio tipo rezervacija jums reikalinga. Pardavimo komandos rezervacija yra pokalbis konkretaus žmogaus kalendoriuje. Paslaugų verslo rezervacija yra paslaugų katalogas, kainoraštis, darbuotojų grafikai ir dažnai apmokėjimas iš anksto. Tai skirtingos sistemos. Calendado yra pirmojo tipo įrankis, todėl grožio salonams, kirpykloms ar masažui jis netinka, ir tokiu atveju sąžiningiau žiūrėti į specializuotas sistemas, tokias kaip Booksy, Reservio ar SimplyBook.me. Calendado taip pat neturi grupinių renginių su vietų skaičiumi, automatinio paskirstymo tarp kelių pardavėjų ir mokėjimo rezervuojant.

Kliento kelias ir kalendorius: šeši klausimai apie tai, ar žmogus apskritai užsirašys

Šioje dalyje svarbūs du dalykai: kad kelias iki patvirtinimo būtų trumpas ir kad siūlomi laikai būtų tikri.

1. Kokia kalba klientas mato rezervacijos puslapį, patvirtinimo laišką ir SMS? Kodėl svarbu: lietuviška sąsaja dar nereiškia lietuviškų automatinių pranešimų, o būtent juos žmogus skaito telefone. Kelia nerimą: „sąsają išvertėme, laiškus galima susitvarkyti vėliau“.

2. Kiek paspaudimų reikia nuo nuorodos iki patvirtinimo ir kaip tai atrodo telefone? Kodėl svarbu: nuoroda dažnai atidaroma telefone tarp kitų darbų. Registracija, slaptažodis ar ilga forma nutraukia kelią. Kelia nerimą: demonstracija tik kompiuterio ekrane ir vengimas duoti gyvą nuorodą išbandyti.

3. Ar laikai rodomi kliento laiko juosta ir kas nutinka, kai ji skiriasi nuo jūsų? Kodėl svarbu: dirbant su klientais iš kitų šalių viena klaida laiko juostoje reiškia neįvykusį susitikimą. Calendado kliento laiko juostą atpažįsta automatiškai. Kelia nerimą: „klientas pats susiskaičiuos“.

4. Kieno kalendorių sistema laiko tiesos šaltiniu ir kaip jį prijungia kiekvienas komandos narys? Kodėl svarbu: susitikimas turi atsirasti būtent to žmogaus kalendoriuje, kuris jį priims. Calendado kiekvienas komandos narys pats prijungia savo Google kalendorių, o Microsoft 365 ir Outlook kol kas nepalaikomi. Kelia nerimą: neaiškus atsakymas, kurios pašto ir kalendoriaus sistemos palaikomos.

5. Ar užimtumas skaičiuojamas iš visų šaltinių, ar tik iš pačios sistemos rezervacijų? Kodėl svarbu: jei sistema mato tik save, ji siūlys laikus, kuriais jau turite kitą susitikimą. Calendado užimtumą skaičiuoja ir iš Google kalendoriaus, ir iš jau esančių rezervacijų. Kelia nerimą: „reikia tiesiog nepamiršti užsiblokuoti laiko“.

6. Kas nutinka, jei du žmonės pasirenka tą patį laiką arba nutrūksta ryšys su kalendoriumi? Kodėl svarbu: dvigubas užsakymas reiškia, kad kažkuriam klientui teks skambinti ir atsiprašyti. Calendado jį blokuoja duomenų bazės lygiu. Kelia nerimą: „tokių atvejų dar nebuvo“.

Priminimai lemia, ar rezervacija taps įvykusiu susitikimu

Priminimai yra ta vieta, kur sistema arba atsiperka, arba lieka nenaudojama sąsaja.

7. Kokiais kanalais siunčiami priminimai ir kas gali keisti tekstą be programuotojo? Kodėl svarbu: el. paštas ir SMS pasiekia skirtingus žmones, o tekstą beveik visada tenka taisyti pagal savo veiklą. Calendado turi automatikų redaktorių, kuriame nustatoma, kada, kokiu kanalu, kam ir koks tekstas siunčiamas, su SMS ilgio skaitikliu ir mygtuku „Testuoti sau“. Laiške yra mygtukas „Patvirtinu, dalyvausiu“, o SMS veda trumpa nuoroda į tą patį veiksmą, nes SMS mygtukų turėti negali. Kelia nerimą: kiekvienas teksto pakeitimas per palaikymo užklausą.

8. Koks vardas matomas SMS siuntėjo eilutėje ir kas jį suderina su operatoriais? Kodėl svarbu: Lietuvoje vardinį SMS siuntėją su operatoriais reikia suderinti iš anksto (RRT tvarka galioja nuo 2023 m. liepos), ir tai daroma paleidimo metu kartu su klientu. Antras praktinis dalykas: lietuviški diakritikai sumažina SMS segmentą nuo 160 iki 70 simbolių, todėl šablonai rašomi be jų. Kelia nerimą: tiekėjas, kuris apie derinimą su operatoriais girdi pirmą kartą.

9. Kas keičiasi automatiniuose pranešimuose, kai klientas perkelia arba atšaukia susitikimą? Kodėl svarbu: jei perkėlus laiką ateina senas priminimas, pasitikėjimas dingsta iš karto. Calendado klientas atšaukia ir perkelia pats, o atšaukiant arti susitikimo prašoma priežasties, tad atšaukimo priežastį matote iš karto. Kelia nerimą: perkelti susitikimą įmanoma tik jūsų komandai rankiniu būdu.

Duomenų klausimai atrodo formalūs, kol nenusprendžiate keisti tiekėjo

10. Kur laikomi duomenys ir kas iš tiekėjo pusės prie jų prieina? Kodėl svarbu: rezervacijų sistemoje kaupiasi kontaktai, telefono numeriai ir formos atsakymai, tad tai jautrūs duomenys. Calendado duomenys laikomi Europos Sąjungoje. Kelia nerimą: atsakymas „debesyje“ be konkretesnio paaiškinimo.

11. Ką atsiimsite nutraukę sutartį ir kokiu formatu? Kodėl svarbu: kontaktai ir rezervacijų istorija yra jūsų turtas. Eksportas turi būti savitarnos veiksmas, ne malonė. Kelia nerimą: eksportas „pagal atskirą užklausą“ arba tik ekrano vaizdai.

12. Kaip valdomos komandos narių teisės? Kodėl svarbu: reikia aiškiai žinoti, kas mato visų rezervacijas, kas tik savo ir kas gali keisti automatinius pranešimus. Išeinant darbuotojui prieigą turi būti galima uždaryti per kelias minutes. Kelia nerimą: vienas bendras prisijungimas visai komandai.

Pardavimai ir paleidimas: trys klausimai apie tai, kiek darbo liks jums

Rezervacija, kuri nepatenka į pardavimų sistemą, lieka tik įrašu kalendoriuje.

13. Ar rezervacija automatiškai tampa kontaktu ir sandoriu? Kodėl svarbu: jei duomenis kas nors perrašinėja ranka, atsiranda klaidų ir praleistų įrašų. Calendado veikia Anonso platformoje, todėl kontaktas ir sandoris patenka į CRM, o susitikimas su Google Meet nuoroda atsiranda jį priimančio komandos nario kalendoriuje. Kelia nerimą: „duomenis galėsite susikelti“.

14. Ar matysite, iš kurio šaltinio atėjo rezervacija? Kodėl svarbu: be šaltinio nežinote, ar verta toliau investuoti į LinkedIn, svetainę ar šaltus laiškus. Calendado galima turėti kelis kalendorius su atskiromis nuorodomis pagal srautą. Kelia nerimą: visos rezervacijos suplaukia į vieną bendrą sąrašą be jokio skirstymo.

15. Kiek trunka paleidimas, kas suveda nustatymus ir kokia kalba veikia pagalba? Kodėl svarbu: darbo valandos, susitikimo trukmė, mažiausias įspėjimo laikas, tarpai tarp susitikimų, kiek į priekį galima rezervuoti ir klausimai formoje yra sprendimai, kuriuos kažkas turi priimti ir suvesti. Verta iš karto paklausti ir apie nepatogumus. Prijungiant Google, Calendado rodo įspėjimo langą, nes programa dar nėra praėjusi Google verifikacijos, o automatinio importo iš Calendly nėra. Kaina įvardijama pagal komandos dydį ir pagal tai, ar reikia SMS. Kelia nerimą: pagalba tik anglų kalba per formą be jokio atsakymo termino.

Ką padaryti šiandien

1. Surašykite tris dalykus, be kurių sistema jums netinka, pavyzdžiui, Google kalendorius, SMS priminimai ir kontaktas CRM sistemoje.
2. Nusiųskite šiuos 15 klausimų dviem ar trims tiekėjams ir prašykite atsakymo raštu.
3. Paprašykite gyvos rezervacijos nuorodos ir užsirašykite patys iš telefono, kaip tai darytų klientas.
4. Patikrinkite patvirtinimo laišką ir SMS: kalbą, siuntėjo vardą ir tai, ar veikia atšaukimo nuoroda.
5. Perkelkite savo bandomąją rezervaciją ir pažiūrėkite, kas nutiks priminimams.
6. Klausimus apie eksportą ir teises užduokite prieš pasirašydami, ne po to.

Tiekėjas, kuris ramiai atsako į visus penkiolika klausimų, įskaitant tuos, kur atsakymas yra „to nedarome“, jums tinka labiau nei tas, kuris žada viską.