Susitikimo patvirtinimo ir priminimo laiškų šablonai

Paruošti tekstai reikalingi tam, kad kiekvienas klientas gautų tą patį aiškų priminimą

Kai laiškus rašo tas, kuris tuo metu turi laisvą minutę, klientai gauna skirtingus tekstus. Vienas gauna tris pastraipas, kitas vieną sakinį be nuorodos, trečias negauna nieko. Neatvykstama ne visada dėl to, kad klientas persigalvojo: kartais jam tiesiog niekas laiku nepriminė ir jis neturėjo kur paspausti.

Šablonai šį skirtumą pašalina. Tekstas parašomas vieną kartą, o toliau jį siunčia sistema pagal iš anksto nustatytą grafiką. Calendado automatikų redaktoriuje nurodote, kada, kokiu kanalu, kam ir koks tekstas iškeliauja, todėl prieš kiekvieną susitikimą nebelieka rankinio darbo.

Visuose žemiau esančiuose šablonuose naudojami keturi kintamieji:

Aštuoni šablonai, kuriuos galite nusikopijuoti šiandien

1. Patvirtinimas iš karto po rezervacijos (el. paštas)

Kada naudoti: iš karto po to, kai klientas pasirenka laiką. Tai pirmas laiškas po rezervacijos, todėl jame turi tilpti visa esminė informacija.

Tema: Patvirtinta: susitikimas {{data}}, {{laikas}}

Sveiki, {{vardas}}, susitikimas užregistruotas: {{data}}, {{laikas}}. Kalbėsimės per Google Meet. Jei laikas nebetinka, susitikimą galite perkelti arba atšaukti čia: {{nuoroda}} Jei turite klausimų iš anksto, tiesiog atsakykite į šį laišką. Iki susitikimo, [Vardas Pavardė], [Įmonė]

Jei norite, kad prisijungimo prie Google Meet nuoroda būtų matoma pačiame laiške, įrašykite ją iškart po datos eilutės.

2. Priminimas parą prieš (el. paštas su patvirtinimo prašymu)

Kada naudoti: likus maždaug 24 valandoms. Šis laiškas turi vieną tikslą: kad klientas paspaustų mygtuką „Patvirtinu, dalyvausiu“. Kas nepaspaudė, tas vėliau gauna SMS.

Tema: Rytoj {{laikas}}: ar susitikimas lieka galioti

Sveiki, {{vardas}}, primename, kad rytoj, {{data}}, {{laikas}}, esame suplanavę pokalbį. Prašome patvirtinti, kad dalyvausite: [Patvirtinu, dalyvausiu] Jei laikas nebetinka, kitą laiką galite pasirinkti čia: {{nuoroda}} Pagarbiai, [Vardas Pavardė], [Įmonė]

3. Priminimas kelios valandos prieš (SMS, be lietuviškų raidžių)

Kada naudoti: likus dviem ar trims valandoms, pirmiausia tiems, kurie neatidarė laiško arba nepatvirtino. SMS pasiekia telefoną ir tada, kai laiškas lieka neatidarytas, todėl tai paskutinė proga sužinoti, kad planai pasikeitė.

Sveiki, {{vardas}}. Primename: susitikimas siandien {{laikas}}. Jei laikas nebetinka, perkelkite arba atsaukite cia: {{nuoroda}}

Ilgis su kintamaisiais: 128 simboliai. Įrašius tikrą vardą ir nuorodą ilgis pasikeis, todėl prieš įjungdami patikrinkite redaktoriaus skaitikliu, ar žinutė telpa į vieną 160 simbolių segmentą.

4. Patvirtinimo prašymas SMS su nuoroda (be lietuviškų raidžių)

Kada naudoti: kai reikia ne tik priminti, bet ir gauti atsakymą. SMS žinutė mygtuko turėti negali, todėl patvirtinimas vyksta paspaudus trumpą nuorodą.

Sveiki, {{vardas}}. Susitikimas {{data}} {{laikas}}. Patvirtinkite dalyvavima paspaude nuoroda: {{nuoroda}}. Ten pat galite perkelti laika.

Ilgis su kintamaisiais: 139 simboliai. Su tikrais duomenimis ilgis vėl bus kitoks, todėl skaitiklį patikrinkite ir čia.

5. Laiškas, kai klientas perkėlė susitikimą

Kada naudoti: iškart po perkėlimo. Tikslas paprastas: kad naujas laikas liktų užfiksuotas raštu ir kad klientas nesijaustų nepatogiai.

Tema: Naujas laikas: {{data}}, {{laikas}}

Sveiki, {{vardas}}, susitikimas perkeltas į {{data}}, {{laikas}}. Ankstesnis laikas atšauktas, daugiau nieko daryti nereikia. Jei prireiks keisti dar kartą, nuoroda ta pati: {{nuoroda}} Iki susitikimo, [Vardas Pavardė], [Įmonė]

6. Laiškas, kai klientas atšaukė susitikimą

Kada naudoti: iškart po atšaukimo. Atšaukiant arti susitikimo Calendado paprašo priežasties, todėl dažnai jau žinote kontekstą. Laiškas turi palikti duris atviras, o ne priekaištauti.

Tema: Susitikimas {{data}} atšauktas

Sveiki, {{vardas}}, susitikimas {{data}}, {{laikas}}, atšauktas, kalendoriuje šio laiko nebėra. Jei norėsite grįžti prie pokalbio vėliau, laisvus laikus rasite čia: {{nuoroda}} Ačiū, kad pranešėte iš anksto. Pagarbiai, [Vardas Pavardė], [Įmonė]

7. Laiškas po neatvykimo

Kada naudoti: praėjus 15 ar 30 minučių po numatyto laiko. Tonas ramus, be priekaišto, su vienu aiškiu veiksmu.

Tema: Nepavyko susitikti {{data}}

Sveiki, {{vardas}}, šiandien, {{laikas}}, buvome prisijungę prie pokalbio, bet susitikti nepavyko. Suprantame, kad diena galėjo susiklostyti kitaip. Jei tema vis dar aktuali, pasirinkite jums patogų laiką: {{nuoroda}} Jei šiuo metu neaktualu, parašykite vieną sakinį ir daugiau netrukdysime. Pagarbiai, [Vardas Pavardė], [Įmonė]

8. Laiškas po įvykusio susitikimo su kitu žingsniu

Kada naudoti: tą pačią dieną po pokalbio, kol jis dar šviežias. Viename laiške tik vienas kitas žingsnis ir viena data.

Tema: Ką sutarėme {{data}}

Sveiki, {{vardas}}, ačiū už pokalbį {{data}}. Trumpai, ką sutarėme: 1. [pirmas sutartas dalykas] 2. [antras sutartas dalykas] 3. [kas ką padaro ir iki kada] Kitas žingsnis: [konkretus veiksmas]. Jei patogiau aptarti pokalbiu, laiką galite pasirinkti čia: {{nuoroda}} Pagarbiai, [Vardas Pavardė], [Įmonė]

SMS rašomi be lietuviškų raidžių, nes su jomis segmentas sutrumpėja nuo 160 iki 70 simbolių

Vos viena raidė su diakritiniu ženklu, pavyzdžiui ą, č ar ū, perjungia visą žinutę į kitą koduotę. Vietoj 160 simbolių į vieną segmentą telpa 70, todėl trumpas priminimas staiga tampa dviem ar trimis žinutėmis. Dėl to visi Calendado SMS šablonai rašomi be diakritinių ženklų, o redaktoriuje matomas ilgio skaitiklis, kuris rodo, kiek simbolių dar liko.

Prieš paleidžiant verta paspausti mygtuką „Testuoti sau“ ir perskaityti žinutę savo telefone. Taip pastebėsite ir per ilgą tekstą, ir neveikiančią nuorodą.

Dar vienas dalykas, kurį reikia sutvarkyti iš anksto: kad vietoj nepažįstamo numerio klientas matytų jūsų įmonės pavadinimą, vardinis SMS siuntėjas turi būti suderintas su Lietuvos operatoriais pagal RRT tvarką, galiojančią nuo 2023 metų liepos. Tai atliekama paleidimo metu kartu su jumis, todėl SMS priminimus planuokite ne paskutinę dieną.

Kada kurį šabloną siųsti

Jei pradedate nuo nulio, pakanka pirmų trijų. Likusius įjunkite tada, kai pirmieji jau veikia.

Šablonai duoda naudos tik tada, kai juos siunčia sistema, o ne žmogus

Tekstas be siuntimo taisyklės lieka dokumentu, kurį kas nors kada nors nukopijuos. Calendado atveju kiekvienas komandos narys prijungia savo Google kalendorių, laisvi laikai skaičiuojami iš to kalendoriaus ir iš jau esančių rezervacijų, o dvigubas užsakymas blokuojamas duomenų bazės lygiu. Klientas pats pasirenka laiką per viešą nuorodą, pats perkelia ir pats atšaukia, o susitikimas atsiranda jį priimančio pardavėjo kalendoriuje su Google Meet nuoroda. Kontaktas ir sandoris tuo pačiu metu patenka į CRM.

Jei srautų turite kelis, galite susikurti kelis kalendorius su atskiromis nuorodomis, pavyzdžiui, po vieną LinkedIn, svetainei ir šaltiems laiškams. Tada matote, iš kur atėjo susitikimas, ir kiekvienam srautui galite parašyti savo priminimo tekstą.

Septyni žingsniai, kuriuos galite atlikti šiandien

1. Nusikopijuokite aštuonis tekstus į vieną dokumentą ir pakeiskite parašą bei įmonės pavadinimą.
2. Redaguodami SMS šablonus nenaudokite lietuviškų raidžių ir patikrinkite ilgį, kad žinutė tilptų į vieną 160 simbolių segmentą.
3. Prie kiekvieno šablono užrašykite tikslų siuntimo momentą pagal lentelę aukščiau.
4. Suveskite laiškus ir SMS į automatikų redaktorių, tada paspauskite „Testuoti sau“ ir perskaitykite juos savo telefone.
5. Užsirezervuokite bandomąjį laiką per savo viešą nuorodą ir pereikite visą kelią: patvirtinimas, priminimas, perkėlimas, atšaukimas.
6. Patikrinkite, ar {{nuoroda}} atsidaro telefone ir ar joje rodomas teisingas laikas su teisinga laiko juosta.
7. Jei naudosite SMS, vardinio siuntėjo derinimą su operatoriais pradėkite dar prieš paleidimą.