Kaip susitarti dėl susitikimo el. paštu ir sulaukti atsakymo

„Kada jums patogu“ perkelia visą darbą klientui

Klausimas „kada jums patogu?“ atrodo mandagus, bet iš tikrųjų perduoda darbą gavėjui. Žmogus turi atsidaryti kalendorių, atspėti, kurios dienos laisvos jums, sugalvoti kelis variantus, juos surašyti ir laukti, ar jie tiks. Tai keli sprendimai vietoj vieno. Užimtas žmogus tokį laišką atideda, o atidėtas laiškas dažniausiai lieka neatsakytas.

Antra problema išlieka net tada, kai atsakymas ateina. Klientas siūlo antradienį po pietų, jūs tuo metu esate užimti, siūlote ketvirtadienį, jis nebeatsako. Vienas laiškas virsta keturiais, o susitarimas nusikelia į kitą savaitę.

Taisyklė paprasta: laiškas turi reikalauti vieno sprendimo. Ne „kada“, o „ar tinka“. Visa kita (laisvo laiko paieška, laiko juostos, patvirtinimas) turi vykti jūsų pusėje.

Du konkretūs laikai veikia geriau nei atviras klausimas

Siūlykite du laikus, daugiausia tris. Vienas atrodo kaip spaudimas, penki vėl grąžina žmogų prie lyginimo darbo. Du variantai skirtingomis dienomis ir skirtingu paros metu apima daugumą atvejų.

Kiekvienas pasiūlymas turi vienu sakiniu įvardyti keturis dalykus:

1. Kokiu tikslu susitinkate, žmogaus kalba, ne „aptarti bendradarbiavimo galimybių“.
2. Kiek tai truks, konkrečiai: 15, 30 ar 45 minutės.
3. Kada, su savaitės diena, data ir tikslia valanda.
4. Kaip vyks, vaizdo skambutis ar susitikimas gyvai.

Rezervacijos nuorodą dėkite po konkrečių laikų, ne vietoj jų. Viena eilutė pabaigoje: jeigu abu laikai netinka, laisvus laikus matote čia. Taip žmogus turi lengviausią kelią atsakyti „taip“ ir atsarginį kelią, jei jūsų pasiūlyti laikai netinka.

Nuoroda veikia tik tada, kai už jos stovi tikras kalendorius. Calendado užimtumą skaičiuoja iš jūsų Google kalendoriaus ir iš jau padarytų rezervacijų, todėl to paties laiko du žmonės užimti negali, o dvigubas užsakymas blokuojamas duomenų bazės lygiu. Klientas pasirenka laiką, užpildo trumpą formą ir gauna patvirtinimą, o susitikimas atsiranda jūsų kalendoriuje su Google Meet nuoroda, kontaktas ir sandoris patenka į CRM.

Verta žinoti iš anksto: kiekvienas komandos narys prijungia savo Google kalendorių, o Microsoft 365 ir Outlook kol kas nepalaikomi.

Jeigu kreipiatės keliais kanalais, verta turėti atskiras nuorodas: viena LinkedIn žinutėms, kita svetainei, trečia šaltiems laiškams. Tada matote, iš kur ateina realiai įvykę susitikimai.

Tema ir pirmos dvi eilutės nulemia, ar laišką atidarys

Tema turi būti dalykiška ir konkreti, be reklaminių žodžių. Veikia trys tipai: veiksmas su trukme („15 min pokalbis dėl pardavimų komandos kalendoriaus“), aiškus dalykas („Dėl antradienio 10:00“) arba nuoroda į kontekstą („Po vakarykščio pokalbio“).

Ko vengti: didžiųjų raidžių, šauktukų, žodžių „nemokamai“, „pasiūlymas“, „unikali galimybė“. Tokios temos primena brukalą, o dalis jų nukeliauja į atskirą aplanką.

Pirmos dvi eilutės matomos peržiūroje dar prieš atidarant laišką. Jose turi būti priežastis, kodėl rašote būtent šiam žmogui. Ne pasakojimas apie save, o vienas konkretus faktas apie jį arba jo įmonę. Apie save užtenka vieno sakinio.

Visas laiškas turi tilpti į telefono ekraną be slinkimo. Jei netelpa, greičiausiai bandote parduoti laiške, o ne susitarti dėl pokalbio.

Trys laiškų pavyzdžiai

Šaltas kontaktas

Tema: 15 min pokalbis dėl susitikimų kalendoriaus Laba diena, Tomai, Matau, kad plečiate pardavimų komandą ir ieškote dar dviejų žmonių. Dirbame su komandomis, kurios susitikimus derina el. paštu, ir turiu porą pastebėjimų, kaip tai daroma greičiau. Siūlau 15 minučių vaizdo pokalbį: trečiadienį 10:00 arba ketvirtadienį 15:30. Jei abu laikai netinka, laisvus laikus matote čia: [nuoroda]. Pagarbiai, Marius

Šiltas kontaktas po pokalbio

Tema: Kitas žingsnis po vakarykščio pokalbio Laba diena, Aiste, Ačiū už vakarykštį pokalbį. Sutarėme, kad parodysiu, kaip jūsų komandos kalendorius atrodytų praktiškai, ir kad prie pokalbio prisijungs Tomas. Demonstracijai užteks 30 minučių. Siūlau pirmadienį 11:00 arba antradienį 14:00. Jei patogiau pasirinkti patiems: [nuoroda]. Pagarbiai, Marius

Priminimas po tylos

Tema: Re: 15 min pokalbis dėl susitikimų kalendoriaus Laba diena, Tomai, Grįžtu prie ankstesnio laiško dėl 15 minučių pokalbio. Jei tema šiuo metu neaktuali, parašykite vieną žodį, ir daugiau netrukdysiu. Jei aktuali, bet ne dabar, galiu parašyti po mėnesio. Šią savaitę laisva ketvirtadienį 9:30 ir penktadienį 13:00: [nuoroda]. Pagarbiai, Marius

Priminimai turi turėti pabaigą

Pakartotiniai laiškai rašomi toje pačioje gijoje, kad gavėjas matytų kontekstą ir nereikėtų kartoti viso pasakojimo. Kiekvienas kitas laiškas trumpesnis už ankstesnį.

Po ketvirto laiško sustokite. Uždarantis laiškas dažnai sulaukia atsakymo būtent todėl, kad nieko nebeprašo ir grąžina žmogui kontrolę. Prie to paties kontakto galite grįžti po ketvirčio arba tada, kai atsiranda nauja priežastis.

Kai laikas jau sutartas, prasideda antra dalis: kad susitikimas įvyktų. Čia padeda priminimai el. paštu ir SMS žinute. Laiške veikia mygtukas „Patvirtinu, dalyvausiu“, o SMS žinutėje tam pačiam veiksmui siunčiama trumpa nuoroda, nes SMS žinutė mygtuko turėti negali. Klientas pats gali atšaukti susitikimą arba perkelti laiką, o atšaukdamas arti susitikimo prašomas nurodyti priežastį. Tai geriau negu tylus neatvykimas, apie kurį sužinote tik prisijungę prie skambučio.

Ką padaryti šiandien

1. Atsidarykite tris paskutinius laiškus, kuriuose klausėte „kada jums patogu“, ir perrašykite juos į du konkrečius laikus.
2. Susikurkite vieną trumpą šablonų rinkinį: šaltas kontaktas, šiltas kontaktas, priminimas, uždarantis laiškas.
3. Nusistatykite darbo valandas, susitikimo trukmę, mažiausią įspėjimo laiką ir tarpus tarp susitikimų, kad nuoroda niekada nesiūlytų laiko, kurio realiai neturite.
4. Pasidarykite atskiras rezervacijos nuorodas pagal kanalą ir įsidėkite jas į parašą bei šablonus.
5. Įjunkite priminimą prieš parą ir prieš valandą, o tekstą prieš tai išsiųskite sau, kad pamatytumėte, kaip jis atrodo telefone.
6. Susitarkite su komanda, kad kitas žingsnis būtų pasiūlytas dar tame pačiame laiške po pokalbio, su konkrečiais laikais, o ne „vėliau šią savaitę“.