Rezervacijos nuoroda vietoj susirašinėjimo dėl laiko

Susirašinėjimas dėl laiko yra atskiras darbas

Derinimas laiškais atrodo nemokamas, bet jis kainuoja du brangiausius dalykus: pardavėjo dėmesį ir kliento norą kalbėtis. Kiekviena žinutė turi savo laukimo laiką. Pasiūlote tris laikus, klientas atsako kitą dieną, vienas iš tų laikų jau užimtas, siūlote naujus. Tuo metu kalendorius juda toliau, nes kolegos deda savo susitikimus į tas pačias vietas.

Yra ir antra kaina, kurios nesimato jokioje ataskaitoje. Kol vyksta derinimas, klientas atvėsta. Žmogus, kuris parašė pirmadienį, ketvirtadienį jau kalbasi su kitu tiekėju arba tiesiog grįžo prie savo darbų. Greitis, kuriuo klientas gali rezervuoti laiką, yra pardavimo proceso dalis, o ne administracinė smulkmena.

Trečia problema mažiau pastebima. Kai laikas derinamas laiškais, viskas apie susitikimą lieka pašto dėžutėje. Kalendoriaus įrašą kažkas turi sukurti ranka, vaizdo skambučio nuorodą pridėti ranka, kontaktą suvesti į CRM ranka. Kiekvienas iš tų žingsnių kartais pamirštamas, ir tada susitikimas įvyksta be įrašo arba neįvyksta visai.

Trys būdai susitarti ir kuo jie skiriasi

Skirtumas tarp trijų būdų yra ne patogumas, o tai, kiek žingsnių lieka žmogui ir kiek jų atlieka sistema.

Laisvus laikus galima nusiųsti ir ranka, tiesiog pažiūrėjus į savo kalendorių. Tai geriau už tuščią klausimą „kada jums patogu“, bet klientas gauna momentinį vaizdą: sąrašas buvo teisingas tada, kai jį kopijavote. Jei tarp išsiuntimo ir kliento atsakymo kas nors užima langą, grįžtate į tą patį derinimą, o įrašą kalendoriuje vis tiek kuriate patys.

Rezervacijos nuoroda skiriasi tuo, kad laisvas laikas tikrinamas ne siuntimo, o rezervavimo momentu. Calendado užimtumą skaičiuoja iš Google kalendoriaus ir iš jau esančių rezervacijų, o dvigubas užsakymas blokuojamas duomenų bazės lygiu, todėl du žmonės negali paimti to paties lango.

Ką sutvarkyti, kad nuoroda veiktų gerai

Netvarkinga rezervacijos nuoroda kenkia labiau nei jos nebuvimas, nes ji tyliai leidžia rezervuoti laikus, kuriais nedirbate. Prieš siunčiant ją klientams, verta apsispręsti dėl šešių dalykų.

Darbo valandos. Tai ne visa darbo diena, o tas laikas, kuriuo norite kalbėtis su naujais klientais. Jei rytas skirtas darbui su esamais klientais, palikite rezervacijoms tik popietę.

Mažiausias įspėjimo laikas. Nuspręskite, kaip greitai nuo dabar galima rezervuoti. Be tokios ribos kas nors užims laiką po dvidešimties minučių, kai jau važiuojate į kitą susitikimą.

Tarpai tarp susitikimų. Po pokalbio reikia laiko užrašams ir pasiūlymui, o tarpas prieš susitikimą leidžia peržiūrėti, ką klientas parašė formoje.

Trukmė. Pirmam pokalbiui pakanka vienos trukmės. Trys variantai perkelia sprendimą klientui ir sulėtina rezervaciją.

Klausimai formoje. Klauskite tik to, ką realiai panaudosite ruošdamiesi pokalbiui. Ilga forma atbaido žmogų, kuris jau buvo pasiryžęs kalbėtis.

Priminimų tekstai. Nuspręskite, kada ir kokiu kanalu klientas gaus priminimą, ir prieš paleidžiant išsiųskite žinutę sau. Calendado automatikų redaktoriuje tam yra mygtukas „Testuoti sau“.

Sąrašas, kurį galite pereiti šiandien

1. Pažymėkite kalendoriuje valandas, kuriomis norite priimti naujus pokalbius.
2. Nuspręskite, per kiek laiko nuo dabar leidžiate rezervuoti, pavyzdžiui, ne anksčiau kaip po keturių valandų.
3. Įrašykite tarpą po susitikimo užrašams.
4. Pasirinkite vieną trukmę pirmam pokalbiui.
5. Palikite formoje tik tuos laukus, kuriuos tikrai skaitysite.
6. Atidarykite nuorodą telefone ir pažiūrėkite, kaip ji atrodo klientui.
7. Rezervuokite laiką patys pas save ir peržiūrėkite visą grandinę: patvirtinimą, kalendoriaus įrašą, priminimą.

Kelios nuorodos skirtingiems srautams

Viena nuoroda visiems srautams yra paprasčiau, bet ji atima duomenis. Calendado leidžia turėti kelis kalendorius su atskiromis nuorodomis, todėl LinkedIn, svetainė ir šalti laiškai gali vesti į skirtingus adresus. Iš išorės klientui viskas atrodo vienodai, o jums matyti, iš kur atėjo susitikimas.

Nauda dviguba. Pirma, nebereikia klausti „kur mus radote“ ir tikėtis, kad žmogus atsimins. Antra, kiekvienas srautas turi savo kalendorių, todėl jam galima parinkti savo trukmę ir savo klausimus formoje. Iš svetainės atėjusio kliento verta paklausti apie įmonę ir poreikį, o iš šalto laiško atėjusiam pakanka vardo ir telefono, nes ten kiekvienas papildomas laukas kainuoja brangiau.

Calendado veikia Anonso platformoje, todėl viešo rezervacijos puslapio adresas atrodo paprastai, pavyzdžiui anonso.lt/r/vardas/kalendorius. Tokią nuorodą galima dėti į laiško parašą, pasiūlymą ar profilio aprašymą. Valdymo nuoroda yra atskira, ji atrodo anonso.lt/v/xxxxxxxxxxxx ir skirta tik jums.

Kas vyksta po to, kai klientas pasirenka laiką

Rezervacija yra ne pabaiga, o pradžia. Klientas gauna patvirtinimą, susitikimas atsiranda susitikimą vedančio žmogaus Google kalendoriuje su Google Meet nuoroda, o kontaktas ir sandoris sukuriami CRM. Niekas nieko nekopijuoja ranka.

Toliau dirba priminimai. Calendado siunčia juos el. paštu ir SMS žinute. Laiške yra mygtukas „Patvirtinu, dalyvausiu“, o SMS žinutėje tam pačiam veiksmui skirta trumpa nuoroda, nes mygtuko SMS žinutė turėti negali. Klientas pats gali atšaukti arba perkelti susitikimą, o atšaukiant likus nedaug laiko iki susitikimo prašoma priežasties, todėl matote, kas iš tikrųjų nutiko.

Kada, kokiu kanalu, kam ir koks tekstas siunčiamas, nustatote automatikų redaktoriuje. Jame yra SMS ilgio skaitiklis ir jau minėtas mygtukas „Testuoti sau“, kad prieš paleidžiant žinutę pamatytumėte ją savo telefone. Praktinė detalė: lietuviški diakritikai SMS žinutėje sumažina segmentą nuo 160 iki 70 simbolių, todėl šablonai rašomi be jų.

Ribos, apie kurias verta žinoti iš anksto

Sistemos vertė matuojama ir tuo, ko ji nedaro. Calendado jungiasi prie Google kalendoriaus, o Microsoft 365 ir Outlook kol kas nepalaikomi. Kiekvienas komandos narys pats prijungia savo kalendorių, ir prijungimo metu Google parodo įspėjimo langą, nes programa dar nėra praėjusi Google verifikacijos.

Automatinio importo iš Calendly nėra. Jei jį naudojate, kalendoriai, darbo valandos ir žinučių tekstai suvedami kartu su jumis paleidimo metu. Verta pasakyti sąžiningai: Calendly Standard plane SMS priminimai yra, tad SMS savaime nėra skirtumas. Skirtumas dažniau būna kalba, lietuviškas SMS siuntėjo vardas ir tai, kad kontaktas bei sandoris iškart atsiranda CRM.

Dėl SMS siuntėjo vardo su Lietuvos operatoriais reikia susiderinti iš anksto, tokia tvarka galioja nuo 2023 m. liepos. Tai padarome paleidimo metu kartu su jumis. Duomenys laikomi Europos Sąjungoje.