Google kalendorius: kaip rodyti tik tikrai laisvus laikus

Kalendoriaus dalijimasis ir užimtumo skaitymas yra du skirtingi dalykai

Frazė „pasidalyti kalendoriumi“ apima du visiškai skirtingus veiksmus, ir dėl to kyla dauguma nesusipratimų.

Pirmas variantas yra tikrasis dalijimasis. Google kalendoriuje suteikiate kitam žmogui prieigą prie savo kalendoriaus. Priklausomai nuo pasirinkto lygio, jis mato arba tik pažymėtą užimtumą, arba visą įrašų turinį: pavadinimus, dalyvius, vietas, komentarus. Komandos viduje tai naudinga. Klientui to per daug, nes jis vis tiek turi pats parašyti laišką ir pasiūlyti laiką.

Antras variantas yra užimtumo skaitymas. Rezervacijų sistemai svarbu tik viena: kurie intervalai jau užimti. Iš jūsų darbo valandų ji atima užimtus intervalus ir parodo tai, kas lieka. Klientas savo ekrane mato tik laisvus laikus, o kalendoriaus įrašai lieka jums.

Privatumo požiūriu antras kelias saugesnis ne tik dėl to, kad gražiau atrodo. Pardavimo komandos kalendoriuje dažnai matyti konkurentų pavadinimai, derybų etapai ar vidiniai pokalbiai apie kainas. Viešai dalijamas kalendorius visa tai atskleidžia kiekvienam, kas turi nuorodą.

Calendado veikia pagal antrą modelį. Kiekvienas komandos narys pats prijungia savo Google kalendorių, o klientas per viešą nuorodą mato tik laisvus langus. Du apribojimus verta žinoti iš karto: Microsoft 365 ir Outlook kol kas nepalaikomi, o automatinio susitikimų paskirstymo tarp kelių pardavėjų nėra, todėl kiekvienas komandos narys turi savo kalendorių ir savo nuorodą.

Keli kalendoriai vienoje paskyroje yra dažna klaidingų laisvų laikų priežastis

Įprastoje Google paskyroje kalendorius būna ne vienas. Greta darbinio dažnai guli asmeninis, šeimos, bendras projekto kalendorius, švenčių prenumerata, o kartais ir kelių kolegų kalendoriai.

Jei į užimtumą patenka tik vienas iš jų, atsiranda aklosios zonos. Klientas rezervuoja laiką, kuris realiai jau užimtas, tik kitame kalendoriuje. Iš šalies tai atrodo kaip sistemos klaida, nors iš tikrųjų tai nustatymų klausimas.

Taisyklė paprasta: užimtumą turi rodyti viskas, kas realiai blokuoja jūsų laiką, įskaitant asmeninius įsipareigojimus. Informacinių kalendorių traukti neverta, nes gimtadieniai, švenčių prenumeratos ar stebimi kolegų kalendoriai be reikalo uždarytų darbo dieną.

Atkreipkite dėmesį ir į pačius įrašus. Pirma, įrašas gali būti pažymėtas kaip nerodantis užimtumo, ir tada jis laiko neblokuoja. Antra, visą dieną trunkantys įrašai elgiasi kitaip, todėl pažymėtos atostogos ar komandiruotė nebūtinai automatiškai uždaro visą dieną. Prieš dalijantis nuoroda tai verta patikrinti savo akimis.

Tarpai tarp susitikimų ir mažiausias įspėjimo laikas paverčia laisvą langą realiu

Techniškai laisvas langas ir praktiškai laisvas langas nėra tas pats. Po pokalbio reikia susirašyti pastabas, atnaujinti CRM, kartais pravažiuoti kelis kilometrus. Jei kalendorius leidžia rezervuoti minutė į minutę, diena lieka be atokvėpio.

Todėl prieš dalijantis nuoroda verta nusistatyti kelis paprastus rėmus:

1. Darbo valandos, kuriomis realiai priimate susitikimus, o ne formalus darbo laikas.
2. Susitikimo trukmė. Pirmas pokalbis ir konsultacija retai trunka vienodai, todėl skirtingiems srautams verta turėti atskirus kalendorius su atskiromis nuorodomis.
3. Tarpai tarp susitikimų, kad po pokalbio liktų laiko užrašams.
4. Mažiausias įspėjimo laikas, kad niekas nerezervuotų susitikimo po dešimties minučių.
5. Kiek į priekį galima rezervuoti, kad kalendorius neužsipildytų iki kito ketvirčio.

Mažiausias įspėjimo laikas svarbesnis, nei atrodo. Būtent jis skiria situaciją, kai apie pokalbį sužinote iš vakaro, nuo situacijos, kai pranešimas ateina jau vykstant kitam susitikimui.

Calendado šiuos rėmus leidžia nusistatyti kiekvienam kalendoriui atskirai. Praktiškai tai reiškia, kad LinkedIn kontaktams, svetainės lankytojams ir šaltiems laiškams galite duoti skirtingas nuorodas su skirtingomis taisyklėmis. Klausimus, kuriuos klientas mato formoje, taip pat nusistatote patys.

Laiko juostos ir vasaros laiko keitimas rezervacijas sujaukia tyliai

Laiko juostos klaida retai pasimato iš karto. Ji išryškėja tada, kai klientas neprisijungia sutartu metu, o abi pusės tikros, kad susitarė teisingai.

Calendado kliento laiko juostą atpažįsta automatiškai, todėl žmogus mato laikus pagal savo laikrodį. Bėdos prasideda, kai jūsų pusėje juosta nustatyta netiksliai arba remiamasi fiksuotu valandų skirtumu, pavyzdžiui, „mes visada dviem valandomis priekyje“. Vasarą ir žiemą tas skirtumas nėra tas pats.

Vasaros laiko keitimas sukuria dar vieną spąstą. Laikai, rezervuoti dabar, bet vykstantys po laiko keitimo datos, gali pasislinkti viena valanda, jei kur nors naudojamas fiksuotas skirtumas, o ne pati laiko juosta. Papildomai verta turėti galvoje, kad ne visose šalyse laikas keičiamas tą pačią dieną, o kai kur jis nekeičiamas visai.

Praktinis patikrinimas užtrunka kelias minutes. Rezervuokite bandomąjį susitikimą datai, kuri yra po artimiausio laiko keitimo, ir palyginkite, kokį laiką mato klientas ir kokį rodo įrašas jūsų kalendoriuje. Jei skaičiai sutampa, laiko juosta sutvarkyta.

Kai kalendoriaus ryšys nutrūksta, sistema turi turėti atsarginį planą

Ryšys su kalendoriumi nėra amžinas. Jis nutrūksta pakeitus slaptažodį, atšaukus programos leidimus, pasibaigus prieigos galiojimui arba administratoriui apribojus išorines programas. Tai nutinka bet kuriai sistemai.

Svarbu, kas vyksta toliau. Blogiausia, kai sistema tyliai laiko, kad visas laikas laisvas. Tada per vieną dieną galima prisirinkti kelis susitikimus toms pačioms valandoms.

Calendado užimtumą skaičiuoja iš dviejų šaltinių: Google kalendoriaus ir jau esančių rezervacijų. Antrasis šaltinis lieka vietoje ir tada, kai pirmasis laikinai nepasiekiamas, todėl per sistemą padarytos rezervacijos viena ant kitos užlipti negali. Dvigubas užsakymas blokuojamas duomenų bazės lygiu, o ne tik ekrane, todėl to paties laiko negaus ir du vienu metu spaudžiantys klientai.

Vis dėlto tai nepanaikina poreikio patikrinti ryšį. Pakeitus slaptažodį arba kai kalendorių prijungia naujas komandos narys, verta atidaryti viešą nuorodą ir pasižiūrėti, ar rodomi laikai atitinka realų kalendorių. Prijungiant Google, beje, pasirodo įspėjimo langas, nes programa dar nėra praėjusi Google patikros. Tai laukiamas žingsnis, o ne klaida.

Ką padaryti šiandien

1. Peržiūrėkite, kiek kalendorių turite paskyroje, ir nuspręskite, kurie iš jų realiai blokuoja laiką.
2. Patikrinkite kelis artimiausius įrašus ir įsitikinkite, kad jie žymi užimtumą.
3. Nusistatykite darbo valandas, kuriomis tikrai norite kalbėti su klientais.
4. Nusistatykite tarpus tarp susitikimų ir mažiausią įspėjimo laiką.
5. Apribokite, kiek į priekį galima rezervuoti.
6. Rezervuokite bandomąjį laiką datai po artimiausio laiko keitimo ir palyginkite laikus.
7. Atidarykite viešą nuorodą telefone taip, kaip ją matys klientas, ir pažiūrėkite, ar nesimato nieko perteklinio.